管理会社は、繁忙期にどう備えるか?

<最後のチャンスはもう始まっている>
 8月が終わり、いよいよ秋の気配が色濃くなってきました。この時期、ご支援先に「繁忙期の準備を始めていますか?」と伺うと、答えはだいたい2つに分かれます。「さすがにまだだよ」という会社がほとんどで、ごく一部ながら「もう始めてるよ」という会社が存在します。そして、こうした二社の間には、残念ながら管理戸数や稼働率、売上高などの数字に明確な差が表れているものです。
 みなさん、繁忙期前の備えは早いに越したことはありません。特に9月から12月までは貴重な最後の準備期間であり、この期間をどう活用するかが繁忙期後の入居率を左右します。社内体制の変革や業務の見直し・効率化を考えているのであれば、今すぐにでも始めましょう。我々に残された時間はたった4ヶ月だけなのです。

<即効性のある繁忙期対策>
 兎にも角にも、繁忙期の管理会社の課題は空室を埋めることです。しっかりとリーシングに注力するためにも、この時期に社内体制や業務の流れを見直し、効率を高めておきたいところです。
 たとえば賃貸管理ソフトの導入・刷新などは分かりやすい対策です。管理戸数が少ないうちは問題ないのですが、いつまでも人力に頼っていると、やがて膨大なエクセルデータに手を焼くことになります。1000戸を超えたようであれば導入を検討しましょう。新システムは定着までにも時間がかかりますから、なるべく猶予のある状態でスタートさせます。今からであれば導入・開発は年内で区切りをつけ、繁忙期明けに開発を再開する年単位の計画が望ましいでしょう。
 また、リーシング関連であれば、募集図面のデザインの見直しや写真の撮り直しも今の時期に済ませてしまいたいですね。見た目を改善しておくことで、繁忙期中の反響の数も少なからず変わってきます。少し大掛かりになりますが、併せて業者間の物件確認システムを構築し、繁忙期中の空き確認の電話を減らす方策を行なうのも手です。反響は増やして手間は減らす、これが理想の改善策です。
 退去・原状回復関連はどうでしょうか。大量の工事が発生するのは明らかなのですから、今のうちに業者と取り決めをしたり、単価表を作成したりして、発注・精算がスムーズに進むよう工夫をしておきたいものです。教育を行なって業者とシステムを共有できれば、見積もり・発注・完了確認なども効率化できるでしょう。単に敷金を自社預かりとするだけでも、精算のスピードはかわってくるはずです。

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